• 07
  • août

Quel logiciel de caisse enregistreuse choisir pour mon restaurant ?

Choisir un logiciel de caisse n’est pas une chose facile. Le nombre d’éditeurs de caisse sur le marché de la restauration en France étant très large et leurs fonctionnalités très variées : TC POS, Pi électronique, JDC, KSD, Clyo System, Leo 2, Tiller System, L’addition, Cashpad, Ikentoo, Popina, Zelty.. De la plus simple à celle aux fonctions multiples, la caisse doit-être adaptée aux besoins de vos établissements. Pour bien choisir votre logiciel, il est donc prioritaire de définir vos besoins en prise de commande, encaissement, gestion analytique et service client.

1/ Définir vos besoins

Les principales questions à vous poser pour définir votre besoin sont :

  • Avez-vous besoin d’un logiciel de caisse pour un ou plusieurs établissements ?
  • Est-ce que vous souhaitez acheter ou louer votre matériel ?
  • Avez-vous besoin de pads pour que vos serveurs commandent directement sur table ?
  • Avez-vous besoin de faire des extractions et analyses de vos ventes et de votre CA ?
  • Souhaitez-vous intégrer votre logiciel de caisse à d’autres logiciels (deliveroo, foodora, logiciel d’achat, skello, logiciel de réservations, programme de fidélité..) ?

Si vous n’avez pas encore les réponses à toutes ses questions, ne vous inquiétez pas. Nous allons vous aider à trouver les réponses tout au long de l’article.
Mais avant cela, je vous propose de faire le point sur la nouvelle législation depuis le 1er janvier 2018 et ses obligations.

2/ Loi anti-fraude à la TVA : qu’est-ce qui change pour les commerçants ?

Le 1er janvier 2018, est entrée en vigueur la loi dite « anti-fraude ». Le but de cette loi est de garantir les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage de la facturation.
Concrètement, elle a des conséquences sur :
– les éditeurs de logiciels, qui doivent intégrer cette nouvelle réglementation dans leurs solutions pour garantir la conformité légale à leurs clients ;
– les commerçants, qui sont dans l’obligation de s’équiper d’un logiciel certifié « anti-fraude ».

Les commerçants doivent pouvoir prouver que leur outil est conforme, grâce à une attestation ou un certificat. En cas de non-conformité, l’entreprise est passible d’une amende forfaitaire de 7 500 € et à l’obligation de se mettre en règle sous 60 jours.

3/ La certification NF525 est-elle obligatoire ?

La certification NF 525 concerne les systèmes de caisse. Cette certification a été créée par INFOCERT, qui est un organisme privé, et rédigée avant la loi « anti-fraude ».
Elle permet aux éditeurs de caisse de garantir des solutions qui permettent de justifier, auprès de l’administration fiscale, de la fiabilité des données enregistrées, au même titre que tout certificat délivré par tout autre logiciel de caisse. Elle avait donc plus de valeur avant le premier janvier 2018, qu’elle n’en a maintenant que la fiabilité des données est obligatoire.
La certification NF525 n’est donc pas obligatoire, ni même vivement conseillée.

Si toutefois, vous choisissez d’opter pour une caisse certifiée NF525, il est important de savoir que pour qu’elle garantisse que votre système est aux normes, il faut que le logo NF apparaisse sur l’écran de votre caisse.
J’insiste sur ce dernier point, car certains acteurs, comme Tillers system, communique sur le fait d’avoir la certification NF525. Or, je n’ai jamais vu le logo NF sur l’une de leur caisse. Faites donc attention.

Maintenant que tout est plus clair sur la réglementation, nous pouvons nous concentrer sur la définition de vos besoins.

4/ Avez-vous besoin d’un logiciel pour un ou plusieurs établissements ?

Option 1 : vous avez plusieurs établissements.

Le choix qui s’offre à vous sera tout de suite plus réduit, car très peu d’acteurs sur le marché sont capables de proposer une interface permettant de gérer plusieurs établissements de manière centralisé. Et, la majorité d’entre eux ne permettent pas de gérer des prix différents pour chaque établissement.

Je recommande pourtant d’avoir cette option car si vous cherchez à développer de manière optimale votre CA, il sera important d’adapter votre offre à la clientèle locale.

Il est donc important de poser les bonnes questions en amont à l’éditeur de caisse et de lui demander des références clients ayant une typologie et un nombre d’établissements similaire aux vôtres pour avoir leur retour d’expérience.

Option 2 : Vous n’avez qu’un établissement pour l’instant.

Quand on installe un système de caisse s’est au moins pour 5ans. Si vous envisagez d’ouvrir d’autres établissements dans les années qui viennent, je vous encourage donc à choisir un système de caisse qui vous permettra de s’adapter à vos besoins actuels et à vos besoins futurs.

Je sais, pas facile de connaitre ses besoins futurs. Mais, j’espère que cet article vous aidera à mieux anticiper vos besoins futurs.

Forcément, vous devrez faire des compromis. Car il n’existe pas de logiciel qui soit à la fois adapté aux mono restaurants et aux multi-établissements.

Option 3 : Vous avez un seul établissement et pas de projet de développement.

Votre choix sera beaucoup plus facile que dans les autres cas. Quasiment tous les logiciels spécialisés dans la restauration répondront à vos besoins.

Et quand je dis « logiciel spécialisé dans la restauration », ça veut dire « oubliez les logiciels faits pour d’autres métiers » comme Tiller system ou AddicTill qui sont faits pour les petits commerces.

5/ Souhaitez-vous acheter ou louer votre matériel ?

Vous vous demandez sans doute pourquoi j’aborde ce point, alors que la majeure partie d’entre vous savez déjà si vous souhaitez louer ou acheter le matériel.
Tout simplement, car, pour moi, le mieux, c’est d’acheter l’équipement, mais de louer les licences.

Pourquoi ?
Parce que tout acheter signifie souvent que l’éditeur de caisse n’a plus d’argent à gagner une fois le logiciel installé. Il y a donc de forte chance que le service client soit très mauvais et payant.

A l’inverse, si vous louez le matériel, vous n’en êtes par définition, pas le propriétaire. Et souvent, le cout de location à 5 ans et nettement plus élevé que le cout d’achat initial.

Je recommande donc l’achat des ordinateurs et Ipads puisque l’éditeur ne gère pas le service après-vente en direct sur le matériel, mais en passant par le distributeur. Ce qui ajoute un intermédiaire dans le process en cas de problème.

Et la location de licences pour être sûr que votre logiciel soit mis à jour au quotidien et que vous ayez un service après-vente qui soit inclus dans votre offre.

6/ Avez-vous besoin de pad pour prendre la commande directement sur table ?

Cette question est une question qui mérite toute votre attention car elle influera de façon importante sur la fluidité de vos services.

Option 1 : Vous souhaitez des Pad en plus de la caisse centrale.

Prenez en considération le fait que la plus grosse source de problèmes avec les caisses est la synchronisation des pads avec l’unité centrale.

Pour réduire au maximum ces problèmes de synchronisation, il est important que les pads soient synchronisés via un réseau local qui soit indépendant de la connexion internet.

Pensez donc à demande à l’éditeur de caisse enregistreuse :

  • Si le réseau wifi est indépendant de la connexion internet ?
  • Si vous pouvez passer des commandes quand internet ne fonctionne pas ?

Et, exigez une réponse écrite à cette question.

Par ailleurs, certains écrans de pads, comme ceux de PI électronique, étant « mono-touch », ils nécessitent l’utilisation d’un stylet et beaucoup de concentration pour saisir une commande, ce qui nuit grandement à l’attention porté aux clients.

Je recommande donc vivement, de ne pas opter pour ce type de pad. Mais de choisir une technologie moderne (IOS ou Android) qui permet de saisir la commande avec le doigt.

Enfin, dans un premier temps, je recommande de limiter l’utilisation des pads au chef de rang les plus à l’aise avec ce type de technologie et de ne surtout pas le mettre dans les mains des nouveaux employés qui ont déjà un grand nombre d’information à apprendre.

Option 2 : Vous ne voulez pas de pad et penser que c’est plus un gadget qu’autre chose.

Si vous n’avez qu’une caisse centrale pour tout l’établissement, je vous invite à envisager l’achat d’un pad pour fluidifier votre service.

Avoir un pad permettra à vos serveurs de passer commande sans attendre, quand une personne est en train d’encaisser une table. Ce qui lui permettra de rester concentrer sur ses clients, plus que sur la disponibilité de la caisse.

Option 3 : Vous avez besoin d’un menu en plusieurs langues avec des visuels.

Si vous accueillez une clientèle internationale, vous aurez peut-être envie de leur facilité la vie en leur proposant un menu interactif, dans leur langue, avec des visuels illustratifs de vos spécialités.

Et cela permettra aussi, si vous le désirez, que vos serveurs ou les clients puissent passer commandes dessus selon un parcours client que vous aurez choisi : ce qui vous garantira une augmentation mécanique de votre ticket moyen de +13% à +25% selon votre typologie d’établissement.

Il existe actuellement 3 acteurs majeurs proposant ce type de service sur le marché français.

Pour savoir qui sont ces acteurs, n’hésitez pas à nous contacter.

7/ Avez-vous besoin de faire des extractions et analyses de vos ventes et de votre CA ?

Certains d’entre vous n’en verront certainement pas l’intérêt.
Mais pour moi, c’est une vraie valeur ajoutée de pouvoir extraire et retravailler à distance des statistiques de vente produits « propres » afin de :

  • Fixer des objectifs de vente aux managers,
  • Contrôler l’efficacité des équipes en salle,
  • Et de retravailler tous les 3 à 6 mois la mise en forme de la carte de restaurant et l’offre produits pour augmenter le Ticket Moyen de manière mécanique.

Si vous êtes curieux d’apprendre à développer votre Ticket Moyen grâce à l’analyse de données (Data Analytics), vous pouvez nous contacter, ou attendre que j’aie fini de rédiger mon « livre blanc » sur ce sujet 😉

Et pour être tenu informé de la mise en ligne de ce « livre blanc » téléchargeable gratuitement, vous pouvez vous abonner à notre Newsletter (en bas de page).

8/ Souhaitez-vous intégrer votre logiciel de caisse à d’autres logiciels ?

Pourquoi je vous parle d’intégration d’autres logiciels à votre caisse, alors que le logiciel que vous avez sélectionné vous propose peut-être de faire directement la pointeuse pour vos salariés, la gestion de vos achats, le programme de fidélité clients ou même la gestion des réservations en ligne.

Tout simplement parce qu’un éditeur de caisse, sait faire des logiciels de caisse, pas de la gestion des achats, pas de la fidélisation clients, ni de la gestion de masse salariale.

Il vous proposera donc :

  • Soit un logiciel plus ou moins intuitif, mais clairement incomplet et sans réelle valeur ajoutée,
  • Soit il utilisera le logiciel d’une autre société en marque blanche qu’il vous facturera plus cher que si vous étiez passé en direct avec l’éditeur du logiciel.

Alors, évitez de tomber dans le piège du commercial, qui va chercher à vous vendre toutes les options que vous n’utiliserez jamais.

De plus, le fait de tout prendre chez un seul prestataire crée une réelle dépendance à ce dernier, ce qui peut être très compliqué, si un jour vous souhaitez quitter ce prestataire.

Mais, ça n’est pas tout.

Option 1 : Vous réalisez un CA important en livraison (Deliveroo, Foodora..).

Choisir un logiciel de caisse qui est intégré avec la plateforme de livraison avec laquelle vous travaillez peut faire gagner du temps à vos équipes, qui n’auront plus à saisir manuellement sur votre caisse les commandes en livraison.

Option 2 : Vous gérez vos plannings avec Skello.

Quand je travaillais sur Londres, il y a une 10aine d’années, je faisais mon planning en fonction de mon CA prévisionnel, ce qui me permettait d’optimiser ma masse salariale sur les temps forts afin de ne pas plafonner mon Ticket Moyen à cause d’un manque de personnel. Puis de contrôler chaque semaine, de vérifier que mon % de masse salariale n’était pas excessif.

Si, en France, on n’est pas très friand des CA prévisionnel, il est impératif de vérifier chaque semaine son % de masse salariale par rapport au CA généré.

Le fait d’avoir un logiciel de caisse synchronisé à Skello permet de comparer, très facilement, le CA réalisé sur la semaine précédente avec le coût de la masse salarial. Ce qui permet de contrôler la productivité de vos équipes et les compétences en organisation de vos managers, et donc, d’être alerté rapidement en cas de mauvais organisation.

9/ Ne négligez pas l’importance du service client

Pour beaucoup d’entre vous, le problème des caisses s’arrête une fois l’installation terminée. Mais, dans les faits, ça n’est que le début.

Il faut entre 15 jours et 1 mois pour être complétement autonome sur un nouveau système de caisse. Ce qui signifie que, pendant toute cette période, vos équipes vont passer du temps avec le service client pour apprendre à utiliser toutes les fonctions du logiciel comme ils le souhaitent.

Il est donc très important que vous choisissiez un logiciel de caisse qui réponde aux appels (sur les heures de services au minimum) et avec des personnes qualifiées au bout du fil.

Et, le seul moyen de ne pas avoir de mauvaises surprises sur ce point est de demander des références client pour avoir leur retour d’expérience.

10/ Demandez des références clients

Ce que j’ai appris en faisant des appels d’offres pour plusieurs chaines de restaurants, c’est que demander des références clients et rencontrer ces clients référents apporte un vrai plus dans le choix du prestataire.

Mais attention, pour que ces rencontres soient efficaces, il faut que les personnes que vous rencontraient soient les utilisateurs de la caisse (front et back office) et qu’ils aient une typologie d’établissements similaire à la vôtre : restauration assise ou fast food, nombre d’établissements, nombre de personnes aux sièges du groupe, usage de la caisse…

Je vous invite donc à demander aux éditeurs de caisse que vous contactez de vous donner les références selon les options suivantes :

Option 1 : vous avez plus de 30 points de vente et une équipe spécialisée en interne

Si vous avez une équipe de développeurs en interne qui peuvent gérer le logiciel, et/ou un business analyste (ou contrôleur de gestion commerciale) qui va s’occuper de la structuration et de l’analyse des données, il est important qu’ils rencontrent leurs homologues chez le ou les clients référents pour creuser avec eux les parties techniques, et vous donner leur point de vue sur le logiciel.

Option 2 : Vous êtes multi-propriétaires et vous avez au moins un responsable multi-sites

Si vous avez un directeur des opérations ou des responsables multi-sites, il est impératif que vous les investissiez tous dans le choix du logiciel de caisse et qu’ils rencontrent leurs homologues chez le ou les clients référents pour appréhender plus en détails la partie analytiques et opérationnelle du logiciel de caisse.

Et, si vous estimiez que vos responsables n’ont pas les compétences requises pour vous accompagner dans votre prise de décision, nous sommes aussi là pour vous guider.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

Option 3 : Vous n’avez qu’un établissement

Ne négligez pas la vérification des références clients et essayez de rencontrer au moins 3 clients référents par logiciel de caisse pour avoir vous faire une idée précise de la qualité de la solution proposée.

Je sais que ça prend du temps, mais croyez-moi, il est préférable de perdre du temps plutôt que de jeter de l’argent par la fenêtre.

Plusieurs restaurateurs que je connais, n’ont pas voulu suivre mes conseils, et ont signés avec Tiller un engagement sur 5 ans. Résultat après moins d’un an, ils ont pris la résolution de jeter leur matériel, pour passer à une autre solution car il leur été devenu impossible de travailler avec Tiller. Et, je rencontre fréquemment d’autres restaurateurs (indépendants ou chaines), travaillant avec d’autres systèmes de caisse et n’ayant pas les finances pour changer une seconde fois de caisse, mais payant chaque jour leur mauvais choix de caisse.

Alors vraiment, prenez le temps de demander des références et de vérifier leur satisfaction.

Conclusion

Pour résumer, avant de choisir votre logiciel de caisse, il est important de définir précisément votre besoin, en listant point par point ce que vous souhaitez, afin d’être le plus précis possible quand vous ferez vos demandes de devis.

Et, ne prenez rien de plus que ce dont vous avez besoin en vous disant que vous l’utiliserez plus tard. Car si vous souhaitez ajouter des options vous pourrez toujours le faire plus tard. Donc ça ne sert à rien de les prendre maintenant.

Pour vous aider dans votre choix, contacter plusieurs fournisseurs de caisse et demander des références clients que je vous invite vivement à rencontrer.

Ou si vous voulez gagner du temps, contactez-nous.



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